Skip to main content
Target Audience: Store Managers, Warehouse Staff, Inventory Team
Last Updated: 2025-10-18

🎯 Overview

Stock Opname adalah proses perhitungan fisik inventory untuk memastikan kesesuaian antara stok fisik dengan catatan sistem. Proses ini penting untuk:
  • ✅ Memastikan akurasi data inventory
  • ✅ Mendeteksi kehilangan atau kerusakan barang
  • ✅ Mencegah fraud dan pencurian
  • ✅ Optimasi inventory management

📋 Format Lembar Stock Opname

1. Informasi Umum

Nama Perusahaan: _______________________________
Tanggal Stock Opname: __________________________
Lokasi/Gudang: _________________________________
Nama Petugas: _________________________________

2. Tabel Stock Opname

NoKode BarangNama BarangSatuanStok SistemStok FisikSelisihKeterangan
1123456Produk APcs10098-2Barang hilang
2234567Produk BBox50500Sesuai
3345678Produk CLiter200195-5Kerusakan

Penjelasan Kolom

No

Nomor urut produk dalam daftar opname

Kode Barang

Kode unik untuk identifikasi produk (SKU)

Nama Barang

Nama produk/barang yang diinventarisasi

Satuan

Unit ukuran: pcs, box, liter, kg, dll

Stok Sistem

Jumlah stok berdasarkan catatan sistem/software

Stok Fisik

Jumlah stok hasil perhitungan fisik

Selisih

Perbedaan: Stok Fisik - Stok Sistem

Keterangan

Catatan: barang rusak, hilang, penyesuaian

📊 Rangkuman Hasil Opname

Summary Template

Total Item Diperiksa: _______
Total Selisih (+/-): _______
Jumlah Barang Hilang: _______
Jumlah Barang Rusak: _______
Nilai Selisih (Rp): _______

Tanda Tangan Petugas

Petugas Stock OpnameSupervisor
Nama: ______________Nama: ______________
Tanda Tangan: _______Tanda Tangan: _______
Tanggal: ____________Tanggal: ____________

🔄 Prosedur Stock Opname

Persiapan

1

Jadwalkan Opname

  • Pilih waktu di luar jam operasional
  • Hindari transaksi selama proses opname
  • Informasikan ke semua tim terkait
2

Siapkan Tim

  • Tentukan petugas penghitung
  • Assign supervisor untuk verifikasi
  • Briefing prosedur dan SOP
3

Siapkan Tools

  • Lembar stock opname (print/digital)
  • Barcode scanner (jika ada)
  • Alat tulis & clipboard
  • Tablet/smartphone untuk input data
4

Freeze Transaksi

  • Stop semua transaksi keluar-masuk
  • Lock inventory system
  • Pastikan tidak ada pergerakan barang

Pelaksanaan

1

Hitung Fisik

  • Hitung barang secara sistematis (per rak/zona)
  • Double-check untuk item high-value
  • Catat kondisi barang (rusak/baik)
2

Input Data

  • Masukkan hasil perhitungan ke lembar opname
  • Bandingkan dengan stok sistem
  • Catat selisih dan keterangan
3

Verifikasi

  • Supervisor verifikasi hasil perhitungan
  • Re-count untuk item dengan selisih besar
  • Investigasi penyebab selisih
4

Dokumentasi

  • Foto kondisi barang rusak/hilang
  • Simpan bukti pendukung
  • Arsipkan lembar opname

Tindak Lanjut

1

Adjustment System

  • Update stok sistem sesuai hasil fisik
  • Create adjustment journal entry
  • Approve oleh authorized person
2

Investigasi Selisih

  • Analisis penyebab selisih
  • Identifikasi pattern (shrinkage, theft, error)
  • Buat action plan perbaikan
3

Laporan

  • Buat laporan stock opname lengkap
  • Submit ke management
  • Archive untuk audit trail

💡 Tips Pelaksanaan

Best Practices:
  • Lakukan di akhir bulan/quarter
  • Pilih hari dengan transaksi minimal
  • Hindari peak season
  • Alokasikan waktu cukup (jangan terburu-buru)
Struktur Tim:
  • Counter: Hitung fisik barang
  • Recorder: Input data ke sistem
  • Verifier: Double-check hasil
  • Supervisor: Overall coordination
Ratio: 1 supervisor : 3-4 counter
Metode Perhitungan:
  • Zone-based: Bagi gudang per zona
  • Category-based: Per kategori produk
  • ABC Analysis: Prioritas high-value items
  • Cycle Count: Opname bertahap (bukan sekaligus)
Meningkatkan Akurasi:
  • Gunakan barcode scanner
  • Double-count untuk high-value items
  • Pisahkan barang rusak/expired
  • Cek area tersembunyi (rak atas, belakang)
  • Verifikasi batch/lot number
Jika Ada Selisih:
  • Re-count segera
  • Check transaction history
  • Review CCTV (jika ada)
  • Interview staff terkait
  • Dokumentasi lengkap

📱 Digital Stock Opname (MStore)

Menggunakan MStore Mobile App

1

Akses Stock Opname Module

Menu > Inventory > Stock Opname
2

Create New Opname Session

  • Pilih lokasi/warehouse
  • Set tanggal opname
  • Assign petugas
3

Scan & Count

  • Scan barcode produk
  • Input jumlah fisik
  • Sistem auto-compare dengan stok sistem
  • Flag items dengan selisih
4

Review & Approve

  • Review summary selisih
  • Add notes/keterangan
  • Submit untuk approval
5

System Adjustment

  • Approve adjustment
  • Sistem auto-update stok
  • Generate adjustment journal

Benefits Digital Opname

Real-time Update

Data langsung tersinkronisasi ke sistem

Auto Calculation

Selisih dihitung otomatis, reduce human error

Audit Trail

Semua perubahan tercatat dengan timestamp

Reporting

Generate laporan otomatis dengan analytics

📊 Analisis Hasil Opname

Key Metrics

MetricFormulaTarget
Accuracy Rate(Items Match / Total Items) × 100%> 98%
Shrinkage Rate(Selisih Negatif / Total Stok) × 100%< 2%
Value VarianceTotal Nilai Selisih / Total Nilai Inventory< 1%

Root Cause Analysis

Selisih Negatif (Kurang): Possible Causes:
  • 🔴 Pencurian (internal/external)
  • 🔴 Kerusakan tidak tercatat
  • 🔴 Error input transaksi keluar
  • 🔴 Sampling/demo tidak dicatat
  • 🔴 Expired/disposal tidak tercatat
Action:
  • Review security measures
  • Improve transaction recording
  • Implement approval workflow
Selisih Positif (Lebih): Possible Causes:
  • 🟡 Error input transaksi masuk
  • 🟡 Return tidak tercatat
  • 🟡 Transfer antar gudang tidak update
  • 🟡 Duplicate entry
Action:
  • Audit transaction logs
  • Improve receiving process
  • Implement double-entry verification

🔗 Integration dengan MStore

API Endpoints

# Create Stock Opname Session
POST /api/v1/inventory/stock-opname

# Submit Count Results
POST /api/v1/inventory/stock-opname/{id}/submit

# Approve Adjustment
POST /api/v1/inventory/stock-opname/{id}/approve

# Get Opname Report
GET /api/v1/inventory/stock-opname/{id}/report

Database Schema

-- Stock Opname Header
CREATE TABLE stock_opname (
  id BIGINT PRIMARY KEY,
  opname_date DATE,
  warehouse_id BIGINT,
  status ENUM('draft', 'in_progress', 'completed'),
  created_by BIGINT,
  approved_by BIGINT,
  created_at TIMESTAMP,
  approved_at TIMESTAMP
);

-- Stock Opname Details
CREATE TABLE stock_opname_details (
  id BIGINT PRIMARY KEY,
  opname_id BIGINT,
  inventory_id BIGINT,
  system_qty INT,
  physical_qty INT,
  variance INT,
  notes TEXT,
  created_at TIMESTAMP
);

📚 Best Practices Summary

Frequency

  • Monthly: High-value items
  • Quarterly: Medium-value items
  • Annually: Low-value items

Documentation

  • Keep records for 3-5 years
  • Digital + physical backup
  • Audit-ready format

Training

  • Train staff on procedures
  • Regular refresher sessions
  • SOPs documented & accessible

Continuous Improvement

  • Analyze trends over time
  • Implement preventive measures
  • Leverage technology (RFID, IoT)


📥 Download Templates

Excel Template

Download template stock opname dalam format Excel untuk penggunaan offline.Includes:
  • Pre-formatted opname sheet
  • Auto-calculation formulas
  • Summary dashboard
  • Print-ready layout
Stock opname yang akurat adalah kunci untuk inventory management yang efektif. Lakukan secara rutin dan konsisten!