Target Audience: Store Managers, Warehouse Staff, Inventory Team
Last Updated: 2025-10-18
Last Updated: 2025-10-18
🎯 Overview
Stock Opname adalah proses perhitungan fisik inventory untuk memastikan kesesuaian antara stok fisik dengan catatan sistem. Proses ini penting untuk:- ✅ Memastikan akurasi data inventory
- ✅ Mendeteksi kehilangan atau kerusakan barang
- ✅ Mencegah fraud dan pencurian
- ✅ Optimasi inventory management
📋 Format Lembar Stock Opname
1. Informasi Umum
2. Tabel Stock Opname
| No | Kode Barang | Nama Barang | Satuan | Stok Sistem | Stok Fisik | Selisih | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 123456 | Produk A | Pcs | 100 | 98 | -2 | Barang hilang |
| 2 | 234567 | Produk B | Box | 50 | 50 | 0 | Sesuai |
| 3 | 345678 | Produk C | Liter | 200 | 195 | -5 | Kerusakan |
Penjelasan Kolom
No
Nomor urut produk dalam daftar opname
Kode Barang
Kode unik untuk identifikasi produk (SKU)
Nama Barang
Nama produk/barang yang diinventarisasi
Satuan
Unit ukuran: pcs, box, liter, kg, dll
Stok Sistem
Jumlah stok berdasarkan catatan sistem/software
Stok Fisik
Jumlah stok hasil perhitungan fisik
Selisih
Perbedaan:
Stok Fisik - Stok SistemKeterangan
Catatan: barang rusak, hilang, penyesuaian
📊 Rangkuman Hasil Opname
Summary Template
Tanda Tangan Petugas
| Petugas Stock Opname | Supervisor |
|---|---|
| Nama: ______________ | Nama: ______________ |
| Tanda Tangan: _______ | Tanda Tangan: _______ |
| Tanggal: ____________ | Tanggal: ____________ |
🔄 Prosedur Stock Opname
Persiapan
1
Jadwalkan Opname
- Pilih waktu di luar jam operasional
- Hindari transaksi selama proses opname
- Informasikan ke semua tim terkait
2
Siapkan Tim
- Tentukan petugas penghitung
- Assign supervisor untuk verifikasi
- Briefing prosedur dan SOP
3
Siapkan Tools
- Lembar stock opname (print/digital)
- Barcode scanner (jika ada)
- Alat tulis & clipboard
- Tablet/smartphone untuk input data
4
Freeze Transaksi
- Stop semua transaksi keluar-masuk
- Lock inventory system
- Pastikan tidak ada pergerakan barang
Pelaksanaan
1
Hitung Fisik
- Hitung barang secara sistematis (per rak/zona)
- Double-check untuk item high-value
- Catat kondisi barang (rusak/baik)
2
Input Data
- Masukkan hasil perhitungan ke lembar opname
- Bandingkan dengan stok sistem
- Catat selisih dan keterangan
3
Verifikasi
- Supervisor verifikasi hasil perhitungan
- Re-count untuk item dengan selisih besar
- Investigasi penyebab selisih
4
Dokumentasi
- Foto kondisi barang rusak/hilang
- Simpan bukti pendukung
- Arsipkan lembar opname
Tindak Lanjut
1
Adjustment System
- Update stok sistem sesuai hasil fisik
- Create adjustment journal entry
- Approve oleh authorized person
2
Investigasi Selisih
- Analisis penyebab selisih
- Identifikasi pattern (shrinkage, theft, error)
- Buat action plan perbaikan
3
Laporan
- Buat laporan stock opname lengkap
- Submit ke management
- Archive untuk audit trail
💡 Tips Pelaksanaan
1. Timing yang Tepat
1. Timing yang Tepat
Best Practices:
- Lakukan di akhir bulan/quarter
- Pilih hari dengan transaksi minimal
- Hindari peak season
- Alokasikan waktu cukup (jangan terburu-buru)
2. Organisasi Tim
2. Organisasi Tim
Struktur Tim:
- Counter: Hitung fisik barang
- Recorder: Input data ke sistem
- Verifier: Double-check hasil
- Supervisor: Overall coordination
3. Systematic Approach
3. Systematic Approach
Metode Perhitungan:
- Zone-based: Bagi gudang per zona
- Category-based: Per kategori produk
- ABC Analysis: Prioritas high-value items
- Cycle Count: Opname bertahap (bukan sekaligus)
4. Accuracy Tips
4. Accuracy Tips
Meningkatkan Akurasi:
- Gunakan barcode scanner
- Double-count untuk high-value items
- Pisahkan barang rusak/expired
- Cek area tersembunyi (rak atas, belakang)
- Verifikasi batch/lot number
5. Handling Discrepancies
5. Handling Discrepancies
Jika Ada Selisih:
- Re-count segera
- Check transaction history
- Review CCTV (jika ada)
- Interview staff terkait
- Dokumentasi lengkap
📱 Digital Stock Opname (MStore)
Menggunakan MStore Mobile App
1
Akses Stock Opname Module
2
Create New Opname Session
- Pilih lokasi/warehouse
- Set tanggal opname
- Assign petugas
3
Scan & Count
- Scan barcode produk
- Input jumlah fisik
- Sistem auto-compare dengan stok sistem
- Flag items dengan selisih
4
Review & Approve
- Review summary selisih
- Add notes/keterangan
- Submit untuk approval
5
System Adjustment
- Approve adjustment
- Sistem auto-update stok
- Generate adjustment journal
Benefits Digital Opname
Real-time Update
Data langsung tersinkronisasi ke sistem
Auto Calculation
Selisih dihitung otomatis, reduce human error
Audit Trail
Semua perubahan tercatat dengan timestamp
Reporting
Generate laporan otomatis dengan analytics
📊 Analisis Hasil Opname
Key Metrics
| Metric | Formula | Target |
|---|---|---|
| Accuracy Rate | (Items Match / Total Items) × 100% | > 98% |
| Shrinkage Rate | (Selisih Negatif / Total Stok) × 100% | < 2% |
| Value Variance | Total Nilai Selisih / Total Nilai Inventory | < 1% |
Root Cause Analysis
Selisih Negatif (Kurang): Possible Causes:- 🔴 Pencurian (internal/external)
- 🔴 Kerusakan tidak tercatat
- 🔴 Error input transaksi keluar
- 🔴 Sampling/demo tidak dicatat
- 🔴 Expired/disposal tidak tercatat
- Review security measures
- Improve transaction recording
- Implement approval workflow
- 🟡 Error input transaksi masuk
- 🟡 Return tidak tercatat
- 🟡 Transfer antar gudang tidak update
- 🟡 Duplicate entry
- Audit transaction logs
- Improve receiving process
- Implement double-entry verification
🔗 Integration dengan MStore
API Endpoints
Database Schema
📚 Best Practices Summary
Frequency
- Monthly: High-value items
- Quarterly: Medium-value items
- Annually: Low-value items
Documentation
- Keep records for 3-5 years
- Digital + physical backup
- Audit-ready format
Training
- Train staff on procedures
- Regular refresher sessions
- SOPs documented & accessible
Continuous Improvement
- Analyze trends over time
- Implement preventive measures
- Leverage technology (RFID, IoT)
🔗 Related Documentation
Inventory Flow
Alur inventory management lengkap
Business Calculations
HPP, harga jual, dan margin
Inventory API
API reference untuk inventory operations
Reports
Inventory reports & analytics
📥 Download Templates
Excel Template
Download template stock opname dalam format Excel untuk penggunaan offline.Includes:
- Pre-formatted opname sheet
- Auto-calculation formulas
- Summary dashboard
- Print-ready layout
Stock opname yang akurat adalah kunci untuk inventory management yang efektif. Lakukan secara rutin dan konsisten!